Avantages et bénéfices de la numérisation

Vos avantages

Les documents numériques sont disponibles à tout moment et partout.
Dans le monde numérique, il est possible de retrouver des informations précises à tout moment. En revanche, la disponibilité des informations conservées physiquement est très limitée et les recherches peuvent entraîner des coûts considérables.

Les documents numériques peuvent être transmis directement par des processus informatiques pour un traitement ultérieur.
Vous recevez votre courrier entrant numérisé au format PDF/A en couleurs, avec la fonction recherche et une résolution de 300 dpi. Vous pouvez ainsi effectuer facilement une recherche par mot-clé dans les documents, enregistrer les documents PDF/A dans l’une de vos applications internes ou les déposer sur un disque partagé ou encore extraire automatiquement les données avec une solution OCR/ICR spécifique.

La poste virtuelle bouscule les processus existants.
Les trajets de la poste interne, parfois longs, et les piles de courrier s’accumulant sur les bureaux font partie du passé grâce à la poste virtuelle. La numérisation du courrier entrant réduit de manière significative la charge de travail dès sa réception ainsi que la logistique interne.

Vos bénéfices

• Destinée aux PME, notre solution de numérisation du courrier entrant vous permet de réduire vos frais de stockage, d’infrastructure et de personnel liés à la distribution physique du courrier.
• Cela vous permet d’éviter les ruptures de média. De plus, les informations reçues sont intégrées dans les processus informatiques suivants.
• L’accès aux informations numériques est particulièrement simple et aisé grâce à la recherche en texte intégral dans les documents PDF/A.
• En option, nous mettons à votre disposition des archives électroniques garantissant une conservation des documents numériques en toute sécurité au niveau juridique et conformément à l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).